Comment lire cette page
Ce document est pense pour fonctionner avec les autres pages legales QuickBooking, sans repeter les memes informations partout.
1. Objet de cette politique
Cette politique concerne principalement les clients QuickBooking, les proprietaires de comptes, les administrateurs, les membres d equipe autorises, les personnes qui contactent le support QuickBooking et les visiteurs des interfaces administratives QuickBooking.
Les donnees des personnes qui effectuent une reservation pour le compte d un organisateur sont traitees dans un cadre distinct, explique dans la section Donnees des personnes effectuant une reservation et dans le DPA QuickBooking.
2. Responsable du traitement
Pour les traitements decrits dans la presente politique, le responsable du traitement est DOGOOLLE LTD, Carlyle House, Lower Ground Floor, 235 Vauxhall Bridge Road, London SW1V 1EJ, United Kingdom. Company Number: 16357520.
Contact relatif a la protection des donnees : support@dogoolle.com.
3. Donnees que nous pouvons traiter
Donnees de compte : nom, prenom, adresse e-mail, informations professionnelles, organisation ou societe, informations permettant l authentification et la gestion du compte.
Donnees relatives a l abonnement et a la licence : plan QuickBooking utilise, statut de l abonnement, licence, domaines autorises, historique des activations, informations relatives aux essais ou codes promotionnels.
Donnees de facturation : informations necessaires a la gestion administrative de l abonnement et de la facturation. Les informations de carte bancaire sont traitees par Stripe. QuickBooking n a pas vocation a stocker les numeros complets de cartes bancaires.
Donnees de support : identite, adresse e-mail, contenu de la conversation, informations techniques necessaires au diagnostic, pieces ou captures que vous choisissez de transmettre.
Donnees techniques et de securite : journaux techniques, evenements de connexion, informations relatives a la licence, domaine utilise, erreurs techniques, informations necessaires a la prevention des abus et a la securite du service. QuickBooking n utilise actuellement pas de donnees analytics pour analyser le comportement des utilisateurs.
4. Pourquoi utilisons-nous ces donnees ?
Fourniture du service : creer et gerer le compte, fournir le dashboard, activer et gerer la licence, gerer les domaines autorises et fournir les fonctionnalites correspondant a l abonnement. Ce traitement est principalement necessaire a l execution du contrat conclu avec le client.
Abonnement et facturation : gerer les abonnements, renouvellements, resiliations, periodes gratuites ou promotions, et respecter les obligations comptables et fiscales. Selon le traitement concerne, la base juridique peut etre l execution du contrat ou le respect d une obligation legale.
Support client : repondre aux demandes, diagnostiquer les problemes, resoudre les incidents et ameliorer la fiabilite du service. Ces traitements sont necessaires a la fourniture du service et peuvent reposer sur l interet legitime a assurer un support efficace.
Securite et prevention des abus : proteger les comptes, detecter les comportements anormaux, prevenir les utilisations frauduleuses, proteger l infrastructure QuickBooking et enqueter sur des incidents techniques ou de securite. Ces traitements reposent notamment sur l interet legitime a proteger QuickBooking, ses clients et son infrastructure.
Obligations legales : certaines informations peuvent etre conservees ou communiquees lorsque la loi l impose, notamment pour des obligations comptables, fiscales, judiciaires ou reglementaires.
5. Donnees des personnes effectuant une reservation
QuickBooking permet a ses clients organisateurs de creer des formulaires et de recevoir des reservations. Dans ce contexte, l organisateur decide notamment quelles informations sont demandees, pourquoi elles sont collectees et comment elles seront utilisees.
L organisateur agit generalement en qualite de responsable du traitement. DOGOOLLE LTD, a travers QuickBooking, agit generalement en qualite de sous-traitant, en traitant les donnees pour le compte de l organisateur et selon ses instructions. Cette relation est detaillee dans le Data Processing Agreement (DPA) QuickBooking.
Les personnes effectuant une reservation doivent egalement recevoir les informations relatives au traitement de leurs donnees de la part de l organisateur concerne.
6. Conservation des donnees liees aux reservations
Les donnees des personnes effectuant une reservation sont destinees a etre conservees dans QuickBooking pendant une duree limitee.
La duree standard prevue par QuickBooking est de 30 jours apres la periode operationnelle concernee, sous reserve des parametres du service, des instructions legitimes de l organisateur et des obligations legales applicables.
L organisateur reste responsable de determiner si une duree differente est juridiquement necessaire pour son propre traitement et pour les donnees qu il conserve ou exporte en dehors de QuickBooking. Les regles applicables sont precisees dans le DPA.
7. Duree de conservation des donnees clients
Compte client actif : pendant toute la duree du contrat.
Donnees ordinaires du compte apres resiliation : jusqu a 12 mois.
Donnees necessaires aux obligations comptables ou fiscales : jusqu a 6 ans ou duree legale applicable.
Journaux techniques et de securite : jusqu a 12 mois.
Donnees liees a un incident de securite : aussi longtemps que necessaire a l investigation et aux obligations applicables.
Conversations de support : jusqu a 24 mois apres cloture de la conversation.
Lorsque les donnees ne sont plus necessaires, elles sont supprimees ou anonymisees, sauf lorsqu une obligation legale ou la defense de droits juridiques impose une conservation supplementaire.
8. Prestataires et sous-traitants
QuickBooking utilise plusieurs prestataires specialises necessaires au fonctionnement du service, notamment pour l hebergement, les paiements, les emails transactionnels, les SMS et le support client.
Les principaux services actuellement utilises comprennent Contabo pour l infrastructure et l hebergement, Stripe pour les abonnements et services de paiement, Postmark pour les emails transactionnels, Twilio pour les communications et SMS selon les fonctionnalites utilisees, et Chatwoot pour le support client QuickBooking.
Seules les donnees necessaires a la fourniture du service concerne sont communiquees ou rendues accessibles a ces prestataires. Le recours aux sous-traitants concernant les donnees traitees pour le compte des organisateurs est egalement encadre par le DPA QuickBooking.
9. Paiements Stripe
QuickBooking utilise Stripe pour certaines operations de paiement, notamment l abonnement QuickBooking et les paiements candidats lorsque QuickBooking Pro et Stripe Connect sont utilises.
Lorsque Stripe Connect est utilise pour les paiements lies aux reservations, les fonds sont traites selon la configuration Stripe applicable et sont destines au compte Stripe connecte de l organisateur.
QuickBooking ne stocke pas les numeros complets de cartes bancaires. Stripe applique egalement sa propre politique de confidentialite aux traitements pour lesquels Stripe determine ses propres finalites et obligations.
10. Transferts internationaux
QuickBooking est exploite par une societe etablie au Royaume-Uni et s adresse a des clients pouvant etre situes dans le monde entier. Certains prestataires peuvent egalement traiter ou rendre accessibles des donnees depuis differents pays.
Lorsque les regles britanniques relatives aux transferts internationaux de donnees s appliquent, nous utilisons les mecanismes reconnus par la legislation applicable, selon la situation, notamment les regulations d adequation du Royaume-Uni, les garanties contractuelles appropriees et les autres mecanismes legalement disponibles.
Nous evaluons les prestataires utilises et les conditions applicables aux transferts de donnees.
11. Securite
QuickBooking met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles destinees a proteger les donnees contre l acces non autorise, la modification non autorisee, la divulgation, la perte et la destruction accidentelle.
QuickBooking utilise notamment une separation des environnements clients et des controles d acces adaptes au fonctionnement du service. Aucun systeme informatique ne peut toutefois garantir une securite absolue. Les clients doivent egalement proteger leurs propres comptes et limiter les acces aux utilisateurs autorises.
12. Vos droits
Selon la legislation applicable et votre situation, vous pouvez notamment disposer du droit de demander l acces a vos donnees personnelles, la rectification d informations incorrectes, l effacement de certaines donnees, la limitation de certains traitements, l opposition a certains traitements et la portabilite de certaines donnees.
Certains droits peuvent etre soumis a des conditions ou exceptions prevues par la legislation. Pour exercer vos droits, contactez support@dogoolle.com. Nous pouvons demander des informations raisonnables afin de verifier votre identite avant de traiter une demande.
13. Demandes concernant une reservation
Si votre demande concerne les informations fournies lors d une reservation effectuee aupres d une organisation utilisant QuickBooking, vous devez normalement contacter directement l organisateur aupres duquel vous avez effectue la reservation.
L organisateur est generalement responsable du traitement de ces donnees. QuickBooking assistera l organisateur dans le traitement des demandes lorsque cela est necessaire conformement au DPA.
14. Reclamation aupres de l autorite de controle
Si vous estimez que vos donnees personnelles n ont pas ete traitees correctement, nous vous invitons d abord a nous contacter afin que nous puissions examiner votre demande.
Vous disposez egalement du droit d introduire une reclamation aupres de l autorite de protection des donnees competente. Pour DOGOOLLE LTD, l autorite de controle britannique de reference est l Information Commissioner s Office (ICO).
15. Cookies
QuickBooking utilise certains cookies ou technologies similaires necessaires au fonctionnement du service. Les informations relatives aux categories de cookies, a leurs finalites, aux eventuels services tiers et a la gestion du consentement sont decrites separement dans notre Politique Cookies.
16. Absence d analytics
QuickBooking n utilise actuellement aucun systeme d analytics destine a suivre ou analyser le comportement des utilisateurs a des fins statistiques ou marketing.
Si cette situation evolue, la presente politique et la Politique Cookies seront mises a jour avant l utilisation des nouveaux traitements lorsque la legislation l exige.
17. Modifications de cette politique
Nous pouvons modifier cette Politique de confidentialite lorsque QuickBooking evolue, lorsque de nouveaux prestataires sont utilises, lorsque la reglementation change ou lorsque nos traitements de donnees evoluent.
La date de derniere mise a jour est indiquee en haut de cette page. Lorsque les modifications sont importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour en informer les utilisateurs concernes.
18. Contact
Pour toute question concernant cette Politique de confidentialite ou le traitement de vos donnees personnelles : DOGOOLLE LTD, Carlyle House, Lower Ground Floor, 235 Vauxhall Bridge Road, London SW1V 1EJ, United Kingdom. Company Number: 16357520. Email : support@dogoolle.com.
Validation juridique
Ces documents sont des modeles operationnels pour QuickBooking. Une validation finale par un juriste RGPD reste recommandee, surtout pour le DPA, les bases legales et les durees de conservation.