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1. Objet
Le present DPA complete les Conditions d utilisation de QuickBooking. Il s applique lorsqu un Client utilise QuickBooking pour collecter ou traiter des donnees personnelles concernant les personnes effectuant une reservation.
2. Parties
Responsable du traitement : le Client organisateur utilisant QuickBooking determine pourquoi les donnees sont collectees, quelles donnees sont demandees, comment elles seront utilisees et combien de temps elles doivent etre conservees selon ses propres obligations. Pour ces traitements, le Client agit generalement en qualite de responsable du traitement. Il est designe comme le Client ou l Organisateur.
Sous-traitant : la plateforme QuickBooking est exploitee par DOGOOLLE LTD, Carlyle House, Lower Ground Floor, 235 Vauxhall Bridge Road, London SW1V 1EJ, United Kingdom. Company Number: 16357520. Contact : support@dogoolle.com. Pour les donnees traitees par QuickBooking pour le compte de l Organisateur, DOGOOLLE LTD agit generalement en qualite de sous-traitant.
3. Objet et nature du traitement
QuickBooking fournit une plateforme permettant notamment a l Organisateur de creer des Booking Events, publier des formulaires de reservation, creer des creneaux, recevoir et gerer des reservations, gerer les informations fournies par les personnes effectuant une reservation, envoyer des notifications, exporter les donnees et gerer des paiements lorsque les fonctionnalites correspondantes sont activees.
QuickBooking traite les donnees uniquement dans le cadre de la fourniture de ces services et selon les instructions documentees du Client, sauf lorsqu une obligation legale impose un autre traitement.
4. Duree du traitement
Le traitement commence lorsque le Client utilise QuickBooking pour collecter ou importer des donnees personnelles. Il se poursuit pendant la duree necessaire a la fourniture du service.
La politique standard QuickBooking prevoit une conservation des donnees liees aux reservations pendant une duree de 30 jours apres la periode operationnelle concernee. Cette duree doit etre comprise conjointement avec les parametres disponibles dans QuickBooking, les instructions legitimes du Client et les obligations legales applicables.
A l expiration de la duree applicable, les donnees sont supprimees ou rendues anonymes, sauf lorsqu une obligation legale impose une conservation supplementaire.
5. Personnes concernees
Les categories de personnes concernees peuvent notamment comprendre les personnes effectuant une reservation, les candidats, les participants a un casting, les participants a une audition, les personnes inscrites a un evenement, les candidats a un recrutement, les clients ou prospects reservant un rendez-vous.
La categorie exacte depend de l utilisation de QuickBooking decidee par l Organisateur.
6. Categories de donnees
Les donnees traitees dependent du formulaire configure par le Client. Elles peuvent notamment comprendre : prenom, nom, adresse e-mail, numero de telephone, date de naissance, categorie, groupe, Booking Event, date et heure de reservation, reseaux sociaux, fichiers transmis, reponses aux champs personnalises, statut de la reservation, historique des notifications, informations techniques necessaires au fonctionnement et a la securite du service.
Lorsque les paiements candidats sont actives, QuickBooking peut egalement traiter les references et statuts necessaires a l association d un paiement avec une reservation. Les informations completes de carte bancaire sont traitees par Stripe et ne sont pas destinees a etre stockees par QuickBooking.
7. Responsabilites de l Organisateur
L Organisateur est responsable de determiner la legalite du traitement qu il realise avec QuickBooking. Il lui appartient notamment de determiner les finalites du traitement, la base legale appropriee, les donnees necessaires, les informations obligatoires a fournir aux personnes concernees, les durees de conservation appropriees, la gestion des demandes relatives aux droits des personnes et les autorisations necessaires pour les fichiers ou documents demandes.
QuickBooking fournit l outil technique mais ne determine pas les finalites propres a chaque Booking Event.
8. Minimisation des donnees
L Organisateur s engage a ne collecter que les donnees necessaires a son Booking Event. La presence d un champ configurable dans QuickBooking ne signifie pas que son utilisation est automatiquement necessaire ou juridiquement justifiee.
L Organisateur doit notamment evaluer la necessite de collecter une date de naissance, des profils de reseaux sociaux, des photographies, des CV, des fichiers ou toute autre information personnalisee.
9. Instructions documentees
QuickBooking traite les donnees personnelles selon les instructions du Client. Ces instructions resultent notamment de la configuration du Booking Event, du formulaire configure, des actions realisees dans le dashboard, des demandes adressees au support et des presentes conditions contractuelles.
Si QuickBooking estime qu une instruction constitue manifestement une violation de la reglementation applicable en matiere de protection des donnees, DOGOOLLE LTD pourra en informer le Client.
10. Confidentialite
DOGOOLLE LTD veille a ce que les personnes autorisees a traiter les donnees personnelles soient soumises a des obligations appropriees de confidentialite.
L acces aux donnees doit etre limite aux personnes ayant besoin d y acceder pour fournir le service, assurer le support, maintenir la plateforme, assurer la securite ou respecter une obligation legale.
11. Securite
QuickBooking met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles destinees a proteger les donnees personnelles. Ces mesures comprennent notamment, selon les composants concernes : controle des acces, authentification des utilisateurs, isolation des donnees par client, protection de l infrastructure, journalisation technique et de securite, sauvegardes necessaires a la continuite du service, utilisation de connexions securisees lorsque cela est applicable et limitation des acces administratifs.
Les mesures sont adaptees en fonction des risques, de la nature des donnees et de l evolution du service.
12. Membres d equipe du Client
Le Client peut autoriser plusieurs membres de son equipe a acceder a QuickBooking. Le Client est responsable de la creation de ces acces, des permissions accordees, de la suppression des acces devenus inutiles et de la confidentialite des identifiants de ses utilisateurs.
Il est recommande d attribuer uniquement les permissions necessaires aux responsabilites de chaque utilisateur.
13. Sous-traitants ulterieurs
QuickBooking utilise des prestataires necessaires a la fourniture du service. Ils peuvent notamment intervenir pour l hebergement, les communications, les paiements et le support.
Les principaux prestataires actuellement utilises comprennent Contabo pour l infrastructure et l hebergement, Postmark pour les e-mails transactionnels lorsque cette fonctionnalite est utilisee, Twilio pour les communications et SMS lorsque les fonctionnalites Messaging sont utilisees, Chatwoot pour le support client QuickBooking et Stripe pour les paiements, abonnements et paiements lies aux reservations selon le plan utilise.
QuickBooking veille a encadrer le recours a ses prestataires conformement aux obligations applicables.
14. Modification des sous-traitants ulterieurs
QuickBooking peut etre amene a ajouter, remplacer ou supprimer un prestataire lorsque cela est necessaire au fonctionnement ou a l evolution du service.
Lorsque la reglementation applicable l exige, les Clients seront informes des changements concernant les sous-traitants ulterieurs afin de leur permettre d exercer les droits prevus par la reglementation et leurs accords contractuels.
15. Demandes d exercice des droits
L Organisateur est generalement responsable du traitement des demandes formulees par les personnes ayant effectue une reservation. Ces demandes peuvent notamment concerner l acces, la rectification, l effacement, la limitation, la portabilite et l opposition lorsque ce droit s applique.
QuickBooking fournit une assistance raisonnable au Client afin de lui permettre de repondre a ces demandes lorsque les donnees concernees sont presentes dans la plateforme.
16. Demande recue directement par QuickBooking
Lorsqu une personne contacte directement QuickBooking au sujet de donnees collectees par un Organisateur, QuickBooking ne prend normalement pas de decision concernant la demande a la place de l Organisateur.
Lorsque cela est approprie, QuickBooking informe la personne qu elle doit contacter l Organisateur, transmet la demande au Client concerne ou assiste le Client dans son traitement. Cette procedure permet de respecter le role de responsable du traitement de l Organisateur.
17. Export et portabilite
QuickBooking peut fournir des fonctions permettant au Client d exporter les donnees de reservation. Ces fonctions peuvent etre utilisees pour repondre a certaines demandes de droits, conserver les informations necessaires a l organisation ou effectuer des operations administratives.
Une fois les donnees exportees de QuickBooking, le Client devient responsable de leur stockage et de leur protection dans son propre environnement.
18. Rectification et suppression
Le Client peut utiliser les fonctionnalites disponibles dans QuickBooking pour corriger ou supprimer les donnees lorsqu elles ne sont plus necessaires ou lorsqu une demande legitime l exige.
QuickBooking peut egalement assister le Client lorsque l operation ne peut raisonnablement pas etre realisee directement depuis le dashboard.
19. Violation de donnees personnelles
Lorsqu une violation de donnees personnelles affectant les donnees traitees pour le compte d un Client est identifiee, DOGOOLLE LTD informe le Client concerne dans les meilleurs delais apres en avoir pris connaissance, conformement aux obligations applicables.
QuickBooking fournit, dans la mesure des informations disponibles, les elements raisonnablement necessaires pour permettre au Client d evaluer l incident et de respecter ses propres obligations. Selon la situation, ces informations peuvent notamment comprendre la nature de l incident, les categories de donnees concernees, les mesures prises ou envisagees et les consequences potentielles connues.
L Organisateur reste responsable de determiner si une notification a une autorite de controle ou aux personnes concernees est necessaire lorsqu il agit en qualite de responsable du traitement.
20. Analyse d impact et autorites de controle
Lorsque cela est requis par la reglementation et raisonnablement necessaire au regard des traitements realises dans QuickBooking, DOGOOLLE LTD fournit au Client les informations dont elle dispose afin de l assister dans une analyse d impact relative a la protection des donnees ou une consultation avec une autorite de controle.
L Organisateur reste responsable de determiner si une telle analyse ou consultation est necessaire pour son traitement.
21. Paiements Stripe
Lorsque QuickBooking Pro est utilise, l Organisateur peut connecter son propre compte Stripe afin de recevoir des paiements lies aux reservations. Les informations completes de carte bancaire sont traitees par Stripe.
Les responsabilites de Stripe concernant les donnees qu il traite selon ses propres obligations sont regies par les conditions et politiques applicables de Stripe. QuickBooking traite uniquement les informations necessaires a l integration du paiement dans le workflow de reservation.
22. Communications email et SMS
Lorsque l Organisateur active les communications correspondantes, certaines donnees peuvent etre transmises aux prestataires necessaires a leur acheminement. Cela peut notamment concerner l adresse e-mail pour Postmark, le numero de telephone pour Twilio, le contenu du message et les informations necessaires a la personnalisation de la notification.
L Organisateur doit s assurer qu il dispose d une base legale appropriee pour les communications qu il configure.
23. Transferts internationaux
QuickBooking est exploite par une societe etablie au Royaume-Uni et peut etre utilise par des organisations situees dans le monde entier. Certains sous-traitants ulterieurs peuvent egalement traiter des donnees depuis differents pays.
Lorsque des restrictions relatives aux transferts internationaux s appliquent, QuickBooking utilise les mecanismes reconnus par la reglementation applicable, notamment lorsque necessaire : decisions ou reglementations d adequation, garanties contractuelles appropriees et autres mecanismes legalement reconnus.
24. Fin du service
Lorsque la relation contractuelle entre le Client et QuickBooking prend fin, le Client doit recuperer les donnees dont il souhaite conserver une copie avant leur suppression.
A l expiration des durees de conservation applicables, QuickBooking supprime ou anonymise les donnees personnelles traitees pour le compte du Client, sauf lorsqu une obligation legale impose leur conservation.
Les copies presentes temporairement dans les systemes de sauvegarde peuvent subsister pendant la duree strictement necessaire au cycle normal des sauvegardes avant leur suppression ou ecrasement.
25. Audit et demonstration de conformite
DOGOOLLE LTD met a disposition du Client les informations raisonnablement necessaires pour demontrer le respect de ses obligations en qualite de sous-traitant.
Lorsque la reglementation applicable le prevoit, le Client peut demander des informations complementaires ou un audit raisonnable concernant les traitements couverts par le present DPA. Les audits doivent etre lies aux traitements realises pour le Client, respecter la confidentialite et la securite des autres clients, etre organises avec un preavis raisonnable et ne pas perturber de maniere disproportionnee le fonctionnement du service. Les modalites pratiques peuvent etre convenues entre les parties.
26. Suppression ou restitution des donnees
A la fin de la prestation, et sous reserve des fonctionnalites disponibles et des obligations legales applicables, le Client peut demander l export des donnees ou leur suppression.
Lorsque la conservation n est plus necessaire, les donnees sont supprimees ou anonymisees conformement a la politique de conservation QuickBooking.
27. Hierarchie contractuelle
Le present DPA complete les Conditions d utilisation de QuickBooking. En cas de contradiction concernant specifiquement le traitement de donnees personnelles effectue par QuickBooking en qualite de sous-traitant, les dispositions du present DPA prevalent pour cette question.
Annexe A - Description des traitements
Objet : fourniture de la plateforme QuickBooking.
Nature : collecte, stockage, consultation, organisation, modification, transmission, export et suppression.
Finalite : gestion des reservations et fonctionnalites demandees par l Organisateur.
Duree : duree du service et periode de conservation applicable.
Personnes concernees : personnes effectuant une reservation ou participant a un Booking Event.
Donnees : coordonnees, informations de reservation, champs personnalises, fichiers et donnees techniques necessaires.
Responsable du traitement : Organisateur. Sous-traitant : DOGOOLLE LTD / QuickBooking.
Annexe B - Mesures techniques et organisationnelles
QuickBooking applique notamment des mesures concernant la gestion des acces, l authentification, l isolation des donnees clients, la securite de l infrastructure, la journalisation, les sauvegardes, la limitation des acces administratifs, la confidentialite des personnes autorisees et la gestion des incidents.
Ces mesures peuvent evoluer afin de maintenir un niveau de securite adapte aux risques et aux evolutions techniques.
Annexe C - Principaux sous-traitants et services
Contabo : infrastructure et hebergement.
Postmark : emails transactionnels.
Twilio : SMS et communications.
Chatwoot : support client.
Stripe : paiements et services financiers.
La liste peut evoluer en fonction des fonctionnalites et prestataires utilises par QuickBooking.
Contact
Pour toute question relative au present DPA : DOGOOLLE LTD, Carlyle House, Lower Ground Floor, 235 Vauxhall Bridge Road, London SW1V 1EJ, United Kingdom. Company Number: 16357520. Email : support@dogoolle.com.
Validation juridique
Ces documents sont des modeles operationnels pour QuickBooking. Une validation finale par un juriste RGPD reste recommandee, surtout pour le DPA, les bases legales et les durees de conservation.